Weltweites Bekenntnis zu Compliance
Gesetzmäßiges und verantwortungsbewusstes Handeln ist für jeden Bayer-Mitarbeiter verpflichtend, Verstöße gegen Gesetze werden von uns nicht geduldet. Grundlage dafür ist unsere „Corporate Compliance Policy“. Sie beinhaltet ein striktes Verbot von Korruption und wettbewerbswidrigem Verhalten, die Verpflichtung zur Schaffung und Wahrung fairer und respektvoller Arbeitsbedingungen und ein klares Bekenntnis zum Schutz des geistigen Eigentums. Auch unsere Grundsätze zur Nachhaltigkeit sind darin verankert. Die Konzern-Revision prüft in regelmäßigen Abständen im Auftrag des „Group Compliance Committee“ die Wirksamkeit der „Corporate Compliance Policy“.
Die „Corporate Compliance“-Broschüre liegt in 38 verschiedenen Sprachen vor. Informationen zu „Compliance“ sind über das Intranet konzernweit auf Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch zugänglich. Dort finden die Mitarbeiter auch die Kontaktdaten aller „Compliance Officer“ und die Telefonnummern der lokalen „Compliance Hotlines“, die teilweise auf Länderebene, teilweise auf regionaler Ebene bereitgestellt werden. In Ländern, in denen wir aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen keine lokale „Compliance Hotline“ einrichten konnten, übernehmen Ombudsmänner oder die „Compliance Officer“ diese Funktion.
Zu unserer Ende 2008 aktualisierten „Corporate Compliance Policy“ haben wir ein webbasiertes Training „Corporate Compliance Basics“ konzipiert. Eine erste Gruppe von etwa 900 Teilnehmern aus zwei deutschen Konzerngesellschaften hat das Trainingsprogramm bereits absolviert. 2010 wird der Roll-Out dieses webbasierten Compliance-Trainingsprogramms im Konzern fortgesetzt. Parallel werden auch in Zukunft die konzernweiten Mitarbeiterschulungen zum Thema „Compliance“ kontinuierlich fortgeführt, um die Bedeutung des Themas im Bewusstsein der Mitarbeiter zu verankern.
Jeder Bayer-Mitarbeiter ist verpflichtet, etwaige Verstöße zu melden. Aufgrund von Besonderheiten der nationalen Rechtslage gilt diese Meldepflicht in Frankreich nicht. Bei festgestellten „Compliance“-Verstößen reichen die personellen Konsequenzen von Abmahnungen bis hin zur Auflösung von Arbeitsverträgen. Ebenso kann es zu Änderungen von Geschäftsprozessen kommen. Im Berichtsjahr wurden über die globale „Compliance Hotline“ und Mailadresse insgesamt 57 Meldungen registriert – 27 aus Deutschland und 30 aus aller Welt. 43 Meldungen gingen per Mail ein, davon 19 anonym, und 14 per Telefon, davon 11 anonym. Allen Meldungen wurde von dem zuständigen „Compliance Officer“ nachgegangen. In den meisten Fällen, in denen die Untersuchungen bereits abgeschlossen wurden, konnten keine „Compliance“-Verstöße festgestellt werden.
In Deutschland verfügen alle Bayer-Teilkonzerne und -Servicegesellschaften über ein „Compliance Committee“, weltweit gibt es in jedem Land, in dem wir tätig sind, mindestens einen lokalen „Compliance Officer“, oft auch ein lokales „Compliance Committee“. Im April 2009 ist die Konzernregelung „Compliance Organisation“ in Kraft getreten. In ihr werden klare und verbindliche Verantwortlichkeiten für die „Compliance Officer“, die Berichtswege und auch die Verankerung des bereits etablierten Hotline-Systems festgelegt. In Anknüpfung an dieses Regelwerk haben wir 2009 für unsere „Compliance Officer“ ein Konzept für ein standardisiertes Training zu den Verantwortlichkeiten ihrer Funktion entwickelt und im September 2009 dazu einen ersten „Compliance Officer Training Workshop“ abgehalten. Die Workshops, die außerdem das „Networking“ unter den „Compliance Officern“ und den Aufbau einer konzernweiten „Compliance Community“ fördern sollen, werden 2010 fortgesetzt.
Auch bei der Prüfung und Freigabe von Zahlungsanweisungen sollen „Compliance Officer“ stärker involviert werden. Dazu wurde 2009 die Direktive „Überprüfung von Zahlungsvorgängen“ erlassen: Zahlungen an externe Vertragspartner werden unter bestimmten Aspekten in den Accounting-Abteilungen geprüft. Zweifelhafte Fälle sollen dem zuständigen „Compliance Officer“ vorgelegt werden, der dann in solchen Fällen letztlich über Zahlungsfreigabe oder -stopp entscheidet.
Für 2010 planen wir die Einführung einer weltweiten Datenbank, in die die lokalen „Compliance Officer“ die ihnen bekannt gemachten und von ihnen untersuchten „Compliance“-Vorfälle eingeben müssen. Parallel zur Einführung dieses Tools soll ein konzernweit gültiges Regelwerk in Kraft treten, dass festlegt, wie Untersuchungen zu gemeldeten „Compliance“-Fällen durchgeführt werden sollen.
Um die Durchsetzung von „Compliance“ im oberen Management noch stärker zu verankern, wurde 2009 eine Initiative zur Integration von „Compliance“ im „Performance Management“ von Konzernführungskräften (KFK) gestartet. Ab der Bewertungsperiode 2010 wird ein festes „Compliance“-Ziel in die Performance-Bewertung der KFK aufgenommen und bei der Beurteilung der jährlichen Leistung berücksichtigt. Die KFK müssen dazu die möglichen „Compliance“-Risiken in dem jeweiligen Verantwortungsbereich zusammenstellen, einen Risikominimierungsplan aufstellen, umsetzen und regelmäßig über den Fortschritt berichten. Negative Folgen kann es für eine Konzernführungskraft geben, wenn es in ihrem Verantwortungsbereich systematische Gesetzesverstöße mit Schadenspotenzial für Bayer gegeben hat und geeignete Maßnahmen die aufgedeckten Gesetzesverstöße verhindert hätten.